Regulamin korzystania z usług elektronicznego Biura Obsługi Klientów
Komunalnego Towarzystwo Budownictwa Społecznego sp. z o.o. w Zielonej Górze
Postanowienia wstępne
§ 1
Niniejszy Regulamin korzystania z usług elektronicznego Biura Obsługi Klientów określa zasady i warunki korzystania z usług tego Biura przez Klientów Komunalnego Towarzystwa Budownictwa Społecznego sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze.
Definicje
§ 2
Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:
Regulamin – niniejszy Regulamin korzystania z usług elektronicznego Biura Obsługi Klienta,
KTBS – Komunalne Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o.,
Klient – osoba lub osoby fizyczne, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – podmioty posiadające umowę najmu zawartą z KTBS,
Konto Klienta – elektroniczna ewidencja danych w systemie udostępniana w sposób autoryzowany wyłącznie jednemu określonemu Klientowi,
eBOK – system informatyczny, umożliwiający Klientom dostęp do Konta Klienta orazprzesyłanie informacji za pośrednictwem Internetu,
Umowa o świadczenie usług eBOK – umowa zawarta pomiędzy Klientem a KTBS, na którą składa się zespół czynności, takich jak założenie Konta Klienta w eBOK, nadanie hasła (potwierdzenie skutecznego założenia Konta),
Login – nadany przez KTBS kod, służący do identyfikacji Klienta przy korzystaniu z usług eBOK,
Hasło – nadany przez KTBS kod służący do identyfikacji Klienta przy korzystaniu z usług eBOK.
Zasady i warunki korzystania z usług eBOK
§ 3
1. Warunkiem przyznania Klientowi uprawnień użytkownika systemu eBOK i rozpoczęcia świadczenia usług eBOK jest:
a) zapoznanie się przez Klienta z Regulaminem i zaakceptowanie jego postanowień, co wymaga zaznaczenia przez Klienta opcji „Akceptuję regulamin portalu i zgadzam się z jego postanowieniami”, udostępnionej wraz tekstem samego Regulaminu w systemie eBOK pod formularzem rejestracyjnym,
b) dobrowolne zarejestrowanie się Klienta w serwisie eBOK, poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego,
c) dobrowolna rezygnacja Klienta z otrzymywania papierowego wyciągu z informacjami owysokości czynszu i rozliczeniu mediów na rzecz dostępu do tych informacji przez eBOK.
2. W celu aktywacji Konta Klienta niezbędne jest posiadanie i podanie przez Klienta adresu e-mail.
3. W celu skorzystania z eBOK niezbędne jest urządzenie (komputer, tablet, smartfon, itp.) zdostępem do internetu, wyposażone w dowolną przeglądarkę (Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox, Chrome, itp.) z włączoną obsługą protokołu szyfrowania SSL.
4. Klient loguje się do Konta Klienta w eBOK przy użyciu nadanego przez KTBS Loginu oraz Hasła przesłanego na podany przez Klienta e-mail. Po pierwszym logowaniu do eBOK Klient jest zobowiązany do niezwłocznej zmiany Hasła na własne.
5. Korzystanie z usług eBOK jest bezpłatne.
Wygaśniecie bądź rezygnacja z usług Elektronicznego Biura Obsługi Klienta
§ 4
1. Klient może zrezygnować z usług eBOK rozwiązując umowę o świadczenie usług eBOK poprzez dezaktywację Konta. KTBS wyłącza Konto Klienta najwcześniej w dniu roboczym następującym po dniu, w którym Klient złożył wniosek o jego wyłączenie.
2. Umowa o świadczenie usług eBOK rozwiązuje się automatycznie z dniem rozwiązania umowy najmu Klienta z KTBS. Rozwiązanie umowy o świadczenie usług eBOK każdorazowo skutkuje wyłączeniem Konta Klienta.
Rodzaje usług świadczonych przez KTBS w ramach eBOK
§ 5
eBOK umożliwia Klientowi dostęp do następujących funkcji:
1. podgląd umów Klienta zawartych z KTBS,
2. sprawdzenie sald na rozrachunkach Klienta z KTBS,
3. wgląd w podstawowe dane osobowe Klienta,
4. możliwość dokonywania różnego rodzaju zgłoszeń i prowadzenia korespondencji z KTBS przy pomocy dedykowanego formularza,
5. zdalne zawieranie niektórych umów, np. o modernizacji lokalu,
6. odbieranie komunikatów i wiadomości wysyłanych przez KTBS,
7. możliwość zmiany Hasła,
8. sprawdzenie odczytów stanów wodomierzy.
§ 6
Funkcjonalność eBOK, o której mowa w § 5 może zostać rozszerzona o dodatkowe funkcje bądź też ograniczona poprzez wyłączenie niektórych funkcji, z zachowaniem
postanowień § 7.
§ 7
O każdorazowych zmianach w funkcjonalności eBOK KTBS będzie na bieżąco informowało Klientów, co najmniej jednym z następujących kanałów:
1. e-mail do Klienta,
2. wiadomość w eBOK,
3. komunikat na stronie www.ktbs.zgora.pl .
Obowiązki i prawa Klienta
§ 8
1. Klient jest zobowiązany do korzystania z zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zapisami niniejszego Regulaminu, w szczególności do:
a) niepodejmowania działań zmierzających do prób logowania na inne Konto Klienta,
b) wylogowania się z eBOK niezwłocznie po zakończeniu korzystania.
2. Klient jest zobowiązany do takiego używania i przechowywania Loginu i Hasła, by nie weszły one w posiadanie przez osoby trzecie. KTBS nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek negatywne skutki dla Klienta, wynikające z udostępnienia (świadomie lub nie) przez Klienta Hasła osobom trzecim.
Obowiązki i prawa KTBS
§ 9
1. KTBS tworzy Konto Klienta niezwłocznie, nie później niż w terminie do 7 dni od daty rejestracji Klienta na serwisie eBOK.
2. W przypadku niezgodności danych przekazanych w formularzu rejestracyjnym zposiadanymi wcześniej wbazie danych, KTBS zawiesza procedurę tworzenia Konta Klienta do czasu wyjaśnienia rozbieżności.
3. KTBS zobowiązuje się do należytej staranności przestrzegania obowiązujących w nim procedur ochrony danych osobowych i ochrony systemów informatycznych. Dodatkowo wykorzystuje Certyfikat SSL w celu szyfrowania danych dla ich pełnego zabezpieczenia. KTBS prześle wraz z hasłem informację dot. zakresu i sposobu przetwarzania danych Klienta.
4. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie przekazanych danych osobowych przez KTBS wzakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania umowy o świadczenie usług eBOK, szczegółowo opisanym w Regulaminie a KTBS zobowiązuje się chronić te dane na zasadach określonych w odrębnych przepisach. KTBS nie udostępnia zgromadzonych danych osobowych Klientów podmiotom trzecim, chyba, że jest to podmiot świadczący usługi na rzecz KTBS, a KTBS zobowiązało ten podmiot do zapewnienia ochrony przekazanych danych, a przekazanie tych danych jest niezbędne do pełnego wykonania umowy na rzecz Klienta. Z zastrzeżeniem zdania pierwszego, wszelkie dane osobowe podane przez Klienta (m.in. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mailowy) traktowane są, jako dane osobowe i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy stronami oraz do wykonania umowy.
5. KTBS nie odpowiada za szybkość przesyłanych danych i ich ograniczenia wynikające zwarunków technicznych, technologicznych i systemowych oraz łączy transmisyjnych.
6. KTBS zastrzega, że system eBOK może być czasowo niedostępny na skutek prowadzenia prac konserwacyjnych, przerw w dostawie energii elektrycznej lub awarii.
7. Zgłoszenie przez Klientów wszelkich nieprawidłowości lub reklamacji, dotyczących działania eBOK możliwe jest za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: eBOK@ktbs.zgora.pl.
Postanowienia końcowe
§ 10
1. Ewentualne zmiany w Regulaminie wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania ich do wiadomości Klientów poprzez BOK lub e-mail.
2. W przypadku braku akceptacji zmian, o których mowa w ust. 1 Klientowi przysługuje prawo rezygnacji z usług eBOK ze skutkiem opisanym w § 4.
§ 11
1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie przepisy obowiązującego prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem opublikowania go na stronie internetowej KTBS.
Ogólna klauzula informacyjna (eBOK)
Zgodnie z obowiązkiem wynikającym z art. 13 ust. 1-2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiej i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej "RODO") informujemy, że:
I. Administratorem Twoich danych osobowych jest Komunalne Towarzystwo Budownictwa Społecznego sp. z o.o. z siedzibą w Zielonej Górze, ul. Bohaterów Westerplatte 11, 65-038 Zielona Góra.
II. W sprawie ochrony danych osobowych możesz skontaktować się pod adresem email: eBOK@ktbs.zgora.pl lub pisemnie na adres naszej siedziby: Komunalne Towarzystwo Budownictwa Społecznego sp. z o.o., ul. Bohaterów Westerplatte 11, 65-078 Zielona Góra.
III. Cele i podstawy przetwarzania.
W związku z uruchomieniem konta eBOK, Twoje dane osobowe będziemy przetwarzali w celu:
1. Świadczenia obsługi klienta za pośrednictwem konta eBOK – przez okres wykonywania umowy lub do czasu rezygnacji z konta eBOK (podstawa prawna Art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. Rzetelnego i sprawnego informowania o Twoich powinnościach i uprawnieniach związanych z łączącym nas stosunkiem prawnym (podstawa prawna Art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
3. Archiwalnym (dowodowym) będącym realizacją naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
4. Prowadzenia windykacji należnych nam roszczeń, co jest realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
5. Ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit.f RODO).
IV. Zgoda oraz informacja o możliwości wycofania zgody
W każdej chwili przysługuje Tobie prawo do wycofania zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem.
V. Okres przechowywania danych
Twoje dane osobowe wynikające z zawarcia umowy będą przetwarzane przez okres jej trwania, a następnie okres, w którym mogą ujawnić się roszczenia z niej wynikające, czyli przez okres 6 lat.
VI. Prawa osób, których dane dotyczą
Zgodnie z RODO, przysługuje Tobie prawo do:
a) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
b) sprostowania (poprawiania) swoich danych;
c) usunięcia, ograniczenia lub wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania;
d) przenoszenia danych;
e) wniesienia skargi do organu nadzorczego.
VII. Odbiorcy danych.
Przewidywanymi odbiorcami Twoich danych osobowych w związku z prowadzeniem konta eBOK są podmioty przetwarzające dane osobowe w naszym imieniu:
a) Podmioty obsługujące systemy teleinformatyczne i świadczące usługi IT;
b) Podmioty świadczące obsługę księgową lub prawniczą;
c) Podmioty zajmujące się usuwaniem awarii w nieruchomościach;
d) Wykonawcy usług w ramach likwidacji szkód.
VIII. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych wymaganych podczas rejestracji do eBOK jest dobrowolne, ale stanowi warunek założenia konta eBOK, brak ich podania uniemożliwi założenie Twojego konta eBOK.